Все операции, которые осуществляет предприятие, на каждом этапе своей хозяйственной деятельности необходимо фиксировать, структурировать и впоследствии анализировать. Даже если предприятие маленькое или только на раннем этапе своего пути, бухгалтерия необходима всем субъектам хозяйствования, вне зависимости от формы собственности. Как организовать ведение бухгалтерского учета на предприятии, на какие аспекты опираться при выборе, кому доверить столь непростую часть жизнеобеспечения предприятия- все эти вопросы волнуют неравнодушного собственника или руководителя.
На что обратить внимание при выборе удаленного бухгалтера?
Специалист в бухгалтерии обеспечивает бесперебойную работу и взаимосвязь как с внешними органами, такими как банки, контролирующие структуры, поставщики и покупатели, так и с внутренними пользователями бухгалтерской информации – такими как отдел снабжения, ритейл, внешнеэкономический, логистический. Поэтому при выборе кандидата на данную позицию нужно взвесить все за и против.
Сначала необходимо определиться – нужен штатный бухгалтер, внештатный приходящий специалист или удаленная команда, в лице аутсорсинговой компании. Выбор зависит от планов, возможностей и видов деятельности предприятия.
Первый этап – объем деятельности.
- Необходимо спрогнозировать какой объем операций планируется у предприятия. Каждая операция, например, отгрузка товара, это минимум пять-шесть документов:
- Договор;
- Счет-фактура;
- Расходная накладная;
- Акт выполненных работ на доставку товара;
- Налоговая накладная;
- Платежное поручение.
Путем нехитрых исчислений можно понять – нужен отдельный бухгалтер на участок реализации или нет. Помимо реализации товара или оказания услуг, есть также и другие участки бухгалтерии, которые тоже нуждаются в документальном оформлении, с последующим отражением в учете и отчетности. Еще необходимо проводить регистрацию налоговых накладных, возможную разблокировку этих документов, начислять заработную плату, больничные, отпускные, списывать топливо, формировать согласно калькуляции себестоимость в производственном процессе, а также составлять отчетность – регламентированную, статистическую и внутреннюю.
Второй этап – подбор кадров
После того как был определен объем деятельности, необходимо остановиться на специалисте бухгалтерского учета. Как выбрать удаленного бухгалтера и убедиться в его квалификации? На что обращаем внимание при подборе работника: опыт работы, возможные рекомендации, реакция на актуализацию в законодательных правилах, также просим продемонстрировать свои умения. Да, бухгалтера тоже можно попросить показать «свой класс». Мы же обращаясь за услугами дизайнера, визажиста, маркетолога просим продемонстрировать портфолио. Например, попросите прочитать баланс предприятия или покажите оборотно-сальдовую ведомость за любой период. Ознакомьтесь с видением Вашего предприятия интервьюируемого кандидата. Протестировать будущего работника на должность главного бухгалтера может конечно только квалифицированный специалист в этой сфере. Если в Вашей команде нет такого – Вы можете обратиться в компанию, которая организовывает профессиональное тестирование и может поучаствовать в интервьюировании, с целью задать профессиональные вопросы.
Обратившись за комплексом услуг в аутсросинговую компанию, Вы можете переложить весь спектр обязанностей штатного или удаленного бухгалтера на профессионалов своего дела. Это обеспечит руководителю больше свободного времени на реализацию его бизнес-планов. Вас будут профессионально сопровождать подкованные, грамотные, дипломированные, квалифицированные специалисты, которые все свое рабочее время занимаются бухгалтерией- решением поставленных задач в разных направлениях деятельности.
Третий этап – оформление взаимоотношений с ответственным за ведение бухгалтерского учета
В любом случае, на каком бы из вариантов Вы не остановились, оформить отношения необходимо в соответствии с законодательством. Если Вы выбрали приходящего бухгалтера – оформите с ним трудовой договор, договор гражданско-правового характера или же договор на оказание услуг, если такой специалист оформлен как субъект хозяйствования – физическое лицо предприниматель. Никакие устные договоренности не могут быть основой для правильного развития взаимоотношений между Вашей компанией и бухгалтером. Чем детальней будет трудовой договор – тем больше вероятность, что работа будет выполнена качественно, в срок, так как сотрудник, подписывая, будет осознавать всю зону ответственности за свои действия.
При заключении договора с аутсорсинговой компанией Вы переходите из трудовых отношений в хозяйственные. Две стороны на равных являются участниками взаимоотношений с прописанными детально в договорах обязанностями и правами каждой из них. Действующая бухгалтерская аутсорсинговая компания, предприятие – подрядчик, скорее всего предложит уже отработанный и утвержденный вариант договора. Чем более подробнее и детализированнее договор составлен – тем выше вероятность профессионализма этой команды. Договор может быть заключен на любой срок, с последующим его продлением по взаимному желанию сторон. При невыполнении обязательств со стороны заказчика бухгалтерских услуг – компания аутсорсер может инициировать расторжение договора. Но по взаимному соглашению и за оговоренную оплату – подрядчик может закрыть отчетный период и сформировать отчетность.
Как защититься от утечки информации при работе бухгалтера удаленно?
Многие опасаются привлекать сторонние организации, потому как боятся утечки информации об объемах, ценовой политике, списке покупателей и особенности взаимодействие с ними. Пригласив на работу «своего бухгалтера», собственник ошибочно полагает, что все что звучит в стенах офиса не выйдет за его пределы. Человеческий фактор никто не отменял, утечка может произойти как с наемным сотрудником, так и со сторонней организацией. Для того чтобы минимизировать риски в этом направлении – необходимо подписать документ- соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. Часто можно увидеть только фразу о неразглашении и, например, невозможность последующего трудоустройства в компанию конкурента на протяжении 5-10 лет. Этого недостаточно. Чтобы понимать, что именно не подлежит разглашению – необходимо составить документ- положение о конфиденциальности, в котором детально расписать что именно входит в условия неразглашения. И еще, важно помнить, никакой внутренний документ Вашей компании не может быть признан действительным и правомочным, если он нарушает Законодательство, права и свободы человека.
- Учимся ставить задачи для бухгалтера и контролировать их выполнение удаленно.
- Как это сделать?
- Самому стать бухгалтером, для того чтобы понимать в учете?
- Как именно проверить правильность ведения деятельности?
Выбрав наконец бухгалтера или обратившись в бухгалтерскую компанию, неправильно будет будучи руководителем забыть о бухгалтерском и налоговом учете напрочь. Необходимо участвовать в процессе, поддерживать связь с ответственным за ведение учета, контролировать выполнения всех нормативных обязательств компании.
1. Постановка задач. В помощь электронная переписка посредством различных мессенджеров. Регулярность общения с работником бухгалтерии или выделенным специалистом поможет не отдаляться от этого участка.
2. Оперативные совещания. Различные платформы, облачные решения, контакт при помощи популярных программ – Вы будете всегда в курсе обстоятельств.
3. Блиц-отчетность. Нет необходимости нагружать бухгалтера развернутой отчетностью о проделанной работе. Необходимо продумать форму, контролирующих должностных лиц и сроки для представления внутренней отчетности по выполненным задачам.
4. План платежей позволит осуществлять контроль за своевременной оплатой налогов в установленные законодательством сроки и прогнозировать бюджет компании.
5. Сверка с контрагентами. Отдел продаж раз в квартал или по запросу – может инициировать сверку с покупателями, с целью контроля за дебиторской задолженностью, а также за нормальным течением взаимоотношений. На практике встречаются штрафные санкции в договорах за нарушение сроков регистрации налоговых накладных перед покупателями, поэтому не лишним будет и тут держать руку на пульсе.
6. Периодичность финансовой отчетности установлена на законодательном уровне и зависит от категории плательщика: микро и малые подают реже- раз в год, средние и крупные ежеквартально. Учредитель может инициировать составление финансовой отчетности в любой другой промежуток времени.
Факторы, которые влияют на стоимость работ удаленной бухгалтерии
При определении стоимости бухгалтерских услуг используются несколько методов.
Первый- определение стоимости в привязке к первичной документации, бухгалтерским проводкам. Такой метод применим, если предприятие имеет сезонный характер деятельности, и интенсивность деятельности волнообразна.
Второй- пакетная стоимость – это договорная цена, в которую входит оговоренный перечень обязанностей.
Конечно самыми главными критериями для определения стоимости является опыт и квалификация, а также надежность и профессиональная порядочность Вашего партнера.