Ведение кадрового учета в Украине является обязательным для всех форм собственности. С момента трудоустройства наемных сотрудников и физическое лицо предприниматель и юридическое лицо, например ООО, наделяются правами, обязанностями работодателей в равной мере. Кадровое делопроизводство предусмотрено для соблюдения всех социальных гарантий прописанных в законодательстве Украины для наемных сотрудников каждого предприятия.
Кадровое делопроизводство это отдельное трудоемкое и сложное направление учета. На больших предприятиях создаются отдел кадров, на более мелких эта функция может быть вверена работнику отдела бухгалтерии. Также можно получить консультацию по ведению кадрового делопроизводства, обратившись в специализированную компанию.
Работник отвечающих за ведение кадрового делопроизводства должен обладать знаниями законодательства-это является основой для корректного ведения и гарантией правильного исчисления трудового и страхового статуса для получения пособия застрахованного лица. Необходимо изучить такие документы:
- Кодекс Законов о труде Украины
- Закон об отпусках
- Различные инструкции
- Прочие нормативные документы
Проигнорировать ведение кадрового учета не получится- штрафные санкции предусмотренные контролирующими органами весомые.
Также работник кадрового отдела следит за соблюдением квот и норм при определенной численности трудоустроенных штатных сотрудников.
О кадровом учете необходимо подумать до того, как будет принято решение о трудоустройстве наемных сотрудников. Необходимо поставить учет на предприятии: разработать внутренний регламент движения кадровых документов, позаботиться об его организации, создать документы типовой формы, разработать должностные инструкции.
Перед приемом на работу, согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ, необходимо подать уведомление о приеме в органы ГНС до трудоустройства каждого сотрудника по установленной типовой форме. Подать данное уведомление можно как в бумажном виде так и в электронном- посредством электронного кабинета или специализированных программ. За неподачу данного уведомления в 2022 году предусмотрен штраф в размере одной минимальной зарплаты за каждого сотрудника.
На время полномасштабного вторжения рф в Украину Торгово-промышленной палатой Украины зафиксировано обстоятельство непреодолимой силы. Лицо совершившее правонарушение в этот период освобождается от финансовых санкций, если ему удастся доказать невозможность выполнения законодательных требований. От обязанности подать данное уведомление работодатель не освобождается и его необходимо подать при первой возможности.
На каждого сотрудника необходимо оформить личное дело. Это большой пакет документов:
- Заявление о приеме на работу
- Трудовой договор
- Фотография
- Личная карточка
- Копия приказа о приеме на работу
- Уведомление об особенности работы за компьютером
- Уведомление о трудовом распорядке на предприятии
- Автобиография
- Копия паспорт или карты id
- Копия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов
- Копия дипломов об образовании (при необходимости)
- Медицинская книжка
- Трудовая книжка (при наличии)
- Договор о полной или частичной материальной ответственности
Данный перечень не является исключительным и может быть дополнен в соответствии с отраслью, в которой будет работать трудоустраиваемый.
С сотрудником необходимо заключить трудовой договор (срочный или бессрочный). В нем необходимо прописать условия труда, ознакомить сотрудника с трудовым распорядком, зафиксировать размер заработной платы или оклада, перечислить все социальные гарантии которые ему предусмотрены: отпуска, основания для увольнения, премии. Все изменения вносимые в трудовой договор необходимо фиксировать в письменном виде. Рекомендуем создать папку с образцами всех типов заявлений, которые могут понадобиться в трудовых отношениях с сотрудником организации.
Каждому сотруднику присваивается табельный номер. Учет отработанного времени необходимо фиксировать в табеле и подписывать ответственным лицом. Табель является основанием для начисления заработной платы, поэтому его необходимо его подавать в отдел бухгалтерии два раза в месяц : для начисления аванса и для расчета полной зарплаты за месяц. Табель хранится на предприятии минимум год за прошедшим: например табеля за 2021 год необходимо хранить весь 2022 год.
Трудовые книжки могут уже не использоваться в кадровом учете. В случае если сотрудник до трудоустройства не имел трудовую книжку – заводить ее можно по его желанию. Если же сотрудник не хочет иметь трудовую книжку в бумажной версии, данные по его страховому и трудовому стажу попадают в государственный орган Пенсионный фонд Украины посредством предоставления специальной отчетности. Для всех работников у кого уже были трудовые книжки предусмотрен законодательством переходной период для оцифрования информации и передачи ее по установленному регламенту. Эта обязанность возложена на работодателя.
Работник отвечающий за ведение кадрового делопроизводства ведет все изменения отношений с работниками в специальных журналах, фиксирует движение трудовых книжек, ведет реестры кадровых приказов, следит за соблюдением графика отпусков.
На основании данных кадрового учета необходимо заполнять отчетность и предоставлять ее в государственные органы в установленные законодательно сроки. Иногда даже пустую – если не отсутствуют данные.
Периодичность определяется соответствующим органом. Перечень отчетов, которые необходимо предоставлять необходимо узнать в каждом из контролируемых государственных органов.