Каждый год в Украине появляются новые специалисты в сфере информационных технологий. Действующие профессионалы повышают свой профессионализм, предоставляя услуги на рынках IT – услуг как на украинском, так и на международном. Сейчас без айтишника не обходится ни одно бизнес направление. Каждой организации нужен сайт-визитка, интернет-магазин, sео-раскрутка или приложение для смартфона. Для удобства пользователя, все услуги необходимо оцифровывать, то есть компании нуждаются в IT- специалисте, в штатном или внештатном. Описывать специфику этой деятельности мы не будем, а вот особенности учета, налогообложения и правовые аспекты рассмотрим.
Какой этап регистрации IT- компании?
На этапе легализации it-бизнеса необходимо рассмотреть все возможные варианты существования компании в Украине и учесть особенности. Необходимо проконсультироваться с профессионалами в учете и налогообложении для того, чтобы получить максимальную информацию до начала старта Вашего бизнеса. Для начала определяемся с формой собственности и системой налогообложения.
Для этого:
- Выбираем оптимальную форму субъекта хозяйствования: юридическое лицо или физическое лицо предприниматель
- Определяем нужные КВЕды, опираясь на соответствующий справочник.
- Устанавливаем минимальный бюджет на обеспечение компании на 6 месяцев.
- Разрабатываем процесс регистрации it-компании и делегируем эту процедуру ответственному лицу либо специальной фирме.
- Прорабатываем возможные варианты работы на различных системах налогообложения Украины.
- Вырабатываем стратегию о необходимости или отсутствии необходимости в статусе плательщика НДС.
- Выбираем банк для открытия счета, учитывая возможные перспективы работ с заказчиками из других стран.
- Занимаемся оформлением ЕЦП для дальнейшего взаимодействия с контролирующими органами.
С целью стимулирования IT – бизнеса, Верховной радой был разработан и принят закон, который предусматривает особенные условия налогообложения и получения статуса резидента «Дия-сити».
- Для того чтобы получить статус Резидента «Дия сити» и быть внесенным в специальный реестр необходимо соответствовать следующим критериям:
- Количество гиг-специалистов в компании должно быть не менее 9.
- Заработная плата или сумма по договору в месяц должна быть не менее 1200 евро.
- Сумма дохода (квалифицированного) за первые 3 месяца работы не менее 90%.
- Виды деятельности, которые подходят для получения статуса Резидента «Дия сити»: компьютерное программирование, производство программ или игр, консультирование по вопросам информатизации, предоставление в пользование программных продуктов, в том числе в режиме онлайн, организация кибербезопасности, и прочие виды деятельности, перечисленные в Законе про стимулирование развития цифровой экономики в Украине.
Для применения специального режима необходимо подать заявление. Резидент «Дия сити» может находится как на общей системе налогообложения, так и на упрощенной.
Основные вопросы при создании и функционировании IT-компании в Украине
Итак, один из вариантов работы – регистрация предпринимателем в Едином государственном реестре предприятий и организаций.
Для регистрации необходимо наличие документов, удостоверяющих личность, регистрационный код плательщика налогов, необходимые кведы, заполненная регистрационная форма. Процедура регистрации возможна очная, дистанционная через портал «Дия» или делегировать уполномоченному лицу.
- Для очной регистрации нужно:
- физическое присутствие,
- оригиналы документов, удостоверяющих личность,
- правильно заполненные заявления на регистрацию и на получения статуса плательщика единого налога и/или плательщика НДС.
- Для регистрации через портал «Дия»:
- id-карточка (обязательно),
- Электронно-цифровая подпись.
Для регистрации через уполномоченное лицо:
- все документы на регистрацию, если бы Вы присутствовали самостоятельно;
- нотариальная доверенность, которую необходимо будет оставить у регистратора.
При таком формате функционирования Вы сможете оказывать услуги в сфере IT-технологий самостоятельно, заключая договора с заказчиком. При необходимости, Вы сможете трудоустроить сотрудников – оформив с ними трудовые отношения, согласно украинского законодательства или же привлечь других специалистов – подрядчиков, если они оформлены также ФЛП.
Бухгалтерский учет на законодательном уровне не требуется, то есть бухгалтер в принципе не нужен, если Вы можете правильно определить доход и предоставить отчетность в контролирующие органы. Обязанности согласно налогового законодательства: исчисление налогов, оплата их и предоставление отчетности – обязательны к исполнению.
Ответственность за соблюдение законодательства и выполнения договорных отношений с заказчиком лежит на предпринимателе в рамках всего, что ему принадлежит на праве собственности.
При выборе второго варианта – регистрации юридического лица, возникнет больше вопросов. Самая распространенная форма собственности является ООО, но она не исключительная. Также нужно определить размер уставного капитала и варианты пополнения оборотных средств на начальном этапе, до получения доходов.
Для регистрации необходимо:
- Определить количество учредителей.
- Стоимостной и/или номенклатурный размер уставного капитала.
- Устав – индивидуальный или модельный.
- Нотариальные процедуры по заверению первого протокола учредителей, документов удостоверяющих личность старого образца.
- Осуществить регистрационные процедуры.
- Постановка на учет в органах статистики, налоговой и пенсионном фонде.
- Открытие счета в банке.
- Выбор системы налогообложения.
- Делегирования ведения бухгалтерского и налогового учета.
Упрощенная система налогообложения для ФЛП и предприятий в IT
При работе в it-компании можно выбрать упрощенную систему налогообложения. Для этого необходимо ознакомиться с разделом Налогового Кодекса Украины, регламентирующего данную систему. Для оказания услуг компаниям юридическим лицам- необходима третья группа единого налога, которая предусматривает ставку налога 5% без НДС или 3% с НДС.
Суть упрощенной системы заключается в определении дохода для налогообложения исключительно опираясь на денежные поступления в рамках отчетного периода и применения выбранной процентной ставки. Расходы предприятия при определении базы налогообложения не учитываются.
Налоговым периодом является квартал, оплата налога осуществляется в течении 10 календарных дней за предельным сроком предоставления отчетности. Отчетность предоставляется в течении 40 календарных дней за отчетным кварталом. Также физические лица предприниматели уплачивают Единый социальный взнос в размере 22% от минимальной заработной платы в месяц. Оплата ЕСВ не зависит от получения или неполучения Вами дохода.
Для юридических лиц учет дохода немного отличается. Помимо определения дохода исходя из денежных поступлений – в доход, например, включаются курсовые разницы (положительные), а также другие доходы, исчисленные по правилам бухгалтерского учета. То есть для предприятия уже понадобится специалист в бухгалтерском учете или аутсорсинговая компания, которая, при заключении договора, возьмет на себя функционал по ведению бухгалтерского учета и налогообложения.
Оптимальные бизнес-схемы работы IT-компаний в Украине
Схема: Заказчик иностранная или украинская компания – исполнитель ФЛП
Работая с иностранными заказчиками, вознаграждение за Ваши услуги, будет выплачено только, если Вы легализованы в Украине. То есть необходимо заключение договора – контракта. Данный документ регулирует Ваши хозяйственные взаимоотношения, а также потребуется банку для проведения валютных операций и осуществления валютного контроля.
При получении валютных сумм законодательство иногда, в зависимости от ситуации в экономике, регулирует обязательную продажу валюты. Ее- обязательной продажи валюты – может не быть вообще или же будет установлен обязательный процент суммы, которую банк реализует на межбанковском рынке и конвертирует в национальную валюту. Для зачисления валютных сумм, необходимо предоставить в банк скан-копию подписанного оригинала контракта.
Схема: Заказчик иностранная или украинская компания – исполнитель ООО
Формируя структуру предприятия, собственник может создать различные департаменты по направлениям. Специалистов необходимо оформить, для этого можно заключить трудовые договора, обеспечив все социальные гарантии, согласно законодательства. Также необходимо обеспечить наемных сотрудников необходимой оргтехникой, для выполнения заданий. Если же используется личная оргтехника сотрудника, необходимо компенсировать использование данного имущества с последующим налогообложением.
Или можно привлечь специалиста, оформив с ним гиг-договор, уведомив о таких взаимоотношениях контролирующий орган в установленные законодательством сроки. Специальный режим налогообложения отдельных доходов сотрудников и гиг-специалистов резидентов «Дия Сити» предусматривает:
1. Налогообложение налогом на доходы физических лиц по ставке 5%
- Заработный платы сотрудников резидентов «Дия Сити».
- Вознаграждения гиг-специалистов по гиг–контрактам, заключенным с резидентами «Дия Сити».
- Авторского вознаграждения за создания служебного сочинения.
- 2. Оплата Единого социального взноса
- Не меньше минимального размера, установленного на законодательном уровне.
- 22 процента от суммы дохода, но не более максимального размера, с которого оплачивается единый социальный взнос.
Освобождаются от Налога на доходы физических лиц оплаченные взносы работодателем по договорам негосударственного или медицинского страхования в пределах 30% от суммы вознаграждения.
Заключая договор с клиентом, Вы можете привлекать сторонних специалистов, если это не запрещено в договорных отношениях с заказчиком.
Сложности в организации бухгалтерского учета в IT-компании
Постановка и организация бухгалтерского учета необходима для каждого направления бизнеса, в том числе и для IT-компании. С самого начала деятельности предприятия – с момента его регистрации и до ликвидации- необходимо вести бухгалтерский учет для юридических лиц, даже если выбрана упрощенная система налогообложения. Варианты в выборе ведения бухгалтерского учета –ручной, автоматизированный, до сих пор право ответственного за организацию бухгалтерского учета. Можно вести учет «вручную», и это еще случается на практике. Но для it-бизнеса вероятность использования автоматизированной системы конечно очевидна. Необходимо определиться с программным продуктом и назначить ответственного за ведение бухгалтерского учета.
Согласно Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности есть три варианта ведения бухгалтерского учета.
1 вариант –Директор компании берет на себя ответственность и обязанность по ведению бухгалтерского учета.
2 вариант –Руководитель предприятия организовывает бухгалтерскую службу в штате компании.
3 вариант – Отдает функционал в руки аутсорсинговой команды и делегирует обязанности по ведению бухгалтерского учета профессионалам.
Далее все по процедуре: построение системы документооборота, написание приказа об учетной политике, создание инвентаризационной комиссии, разработка внутренних документов, разработка положения о командировках, трудовом распорядке дня, заключение коллективного договора, написание должностных инструкций, внедрение поощрения выполнения поставленных задач сотрудников компании.
Также не нужно забывать об охране труда: первичный инструктаж, ежегодный, медицинский осмотр.
В Украине закреплено на законодательном уровне упрощение обмена первичной документации при работе в сфере IT. Достаточно разработать счет (инвойс), оснастить его всеми полными реквизитами сторон, дополнить фразой о получении оказанной услуге и отсутствие претензий, и данный документ приравнивается к акту выполненных работ. Согласитесь, это уже немного упрощает обмен оригиналами с заказчиком нерезидентом.
Очень важно понимать значение первичной документации, подтверждающей предоставление права пользования на программный продукт или получение услуги для заказчика резидента Украины. Вашему покупателю необходимо будет обосновать включение в состав расходов полученных услуг или же включение этих расходов, посредством амортизации нематериального актива. Мы знаем, что услуги программирования и все сопутствующие являются не дешевыми, и только качественный договор плюс подтверждающий акт получения желаемого, смогут быть надежной опорой для подтверждения легитимности операций при проверке контролирующим органом.
Необходимо детально указать количество затраченных часов, перечень выполненных работ и отчет о проделанной работе.
Ошибки при организации бухгалтерского учета в IT компании
При ознакомлении с правилами ведения учета на предприятии складывается ошибочное мнение о том, что нет необходимости заниматься всеми организационными вопросами так как это не производство или не торговая компания. К сожалению, это не так. Вне зависимости от направления деятельности необходимо соблюдать законодательные требования в отношении организации и оформления трудовых отношений. Не допускаются к работе сотрудники, без уведомления об этом по установленной форме, контролирующего органа. Даже если это гиг-контракт. Обеспечение выполнения всех социальных гарантий предусмотренных Кодексом Законов о Труде Украины является неотъемлемой стороной бизнеса.
Соблюдение налоговых требований – является неоспоримым фактором. Без правильного ведения учета не всегда можно определить правильную базу налогообложения. Вы спросите: например, что сложного рассчитать денежное поступление и применить выбранную ставку единого налога?
- Есть особенности в исчислении дохода при получении денежных средств в валюте.
- Необходимо правильно исчислить курсовые разницы по монетарным статьям.
- Также существуют особенности по признанию дохода кредиторской задолженности, получения возвратной финансовой помощи с пропущенными сроками возврата.
- Реализация основных средств.
При определении базы налогообложения для оплаты налога на прибыль, потребуются актуальные знания, опыт и практика.
Нюансы налогового учета IT-компаний
Как мы уже освятили выше, есть возможность быть на общей системе налогообложения или на упрощенной. Однако, мы ни разу не обмолвились о таком налоге как налог на добавленную стоимость.
Возникает ли обязанность становиться плательщиком такого налога?
В каких случаях нужно платить НДС, даже если ты не являешься его зарегистрированным плательщиком?
Если предприятие или предприниматель находится на общей системе налогообложения существует барьер, при достижении которого необходимо зарегистрироваться плательщиком НДС. Это 1 миллион грн. Для определения этой суммы необходимо учитывать начисленные или полученные налогооблагаемые и льготируемые (в том числе временно) доходы. Их перечень приведен в пятом разделе Налогового кодекса, а также в переходных положениях к нему.
Начиная с 1 января 2015 года по 1 января 2023 года операции по реализации программных продуктов (развлекательных, системных, учебных, прикладных), а также криптографические средств графической информации освобождены от Налога на добавленную стоимость, если плательщик находится на общей системе налогообложения.
Обратите внимание, что в этот перечень не попадают сопровождающие услуги, такие как тестирование программного продукта, его установка, консультирование по его использованию.
То есть данные операции необходимо разделять и вести отдельно их учет. Регистрация налоговых накладных также является отдельным трудоемким процессом. На необъектные операции налоговые накладные не составляются и не регистрируются, в отличии от освобожденных от НДС.
Отдельная история с услугами в отношении НДС при работе с нерезидентами. Опираясь на 186 статью Налогового кодекса, при оказании налогооблогаемой услуге, выполнении работы , необходимо правильно определить место поставки услуг. Согласно п.3 статьи 186 НКУ консультационные, инжиниринговые, услуги по разработке, поставке и тестированию программного обеспечения, по обработке данных и предоставлению консультаций по вопросам информатизации и других услуг в сфере информатизации, в том числе с использованием компьютерных систем местом поставки указанных услуг считается место, в котором получатель услуг зарегистрирован в качестве субъекта хозяйствования, или – при отсутствии такого места – место постоянного или преимущественного его проживания. В остальных случаях местом поставки признается место регистрации поставщика.
При получении статуса Резидента «Дия Сити» предусмотрена сниженная ставка налога на прибыль 9%, вместо обычной 18%. Облагаются только ряд операций:
- Выплата процентов в пользу нерезидента-связанного лица, или нерезидента, который зарегистрированный в странах с низконалоговой юрисдикцией.
- Предоставление финансовой помощи нерезиденту «Дия сити» или связанному дицу-нерезиденту, которая не подлежит возврату.
- Предоставление финансовой помощи, которая не подлежит возврату не связанному лицу.
- Выплата дивидендов.
- Бесплатное предоставление имущества – резиденту «Дия Сити».
- Не закрытые расчеты по приобретению или предоставлению товаров/работ/услуг свыше 360 календарных дней или в срок предусмотренный законодательством.
Операции, которые не соответствуют понятию «вытянутой руки» являются отдельной базой налогообложения, и облагаются по ставке 18%.
Налоговым периодом для резидента «Дия Сити» является календарный год.
Подводных камней очень много и сопровождение грамотного специалиста в этой сфере необходимо. Обращайтесь за услугами бухгалтерского сопровождения в компанию «Бухгалтерский мир».