Как правильно организовать бухгалтерию в своем бизнесе, если ты не бухгалтер?

/
Новости
/

Начиная предпринимательскую деятельность, задумывая тот или иной бизнес-проект, необходимо сразу позаботиться об очень важном участке – бухгалтерии. Конечно, не требуется перед открытием компании заканчивать экономический факультет или бухгалтерские курсы, хотя и это было бы неплохо, но проконсультироваться со специалистами, аутсорсинговыми компаниями, успешными коллегами по бизнесу — нужно до самого первого шага.

Что такое бухгалтерия и на каком этапе она нужна?

Сначала нужно определиться с формой собственности. Необходимо изучить правила работы на различных системах налогообложения. Какие виды деятельности допустимы на упрощенной системе, какие нет. Сколько планируется в перспективе наемных сотрудников, будет ли деятельность лицензирована. Если Вы начинаете свой бизнес и регистрируете ФОП, бухгалтер потребуется для подачи отчетности, получения статуса плательщика единого налога или плательщика НДС. При найме сотрудников ФОПы обязаны вести кадровый учет в полном объеме — личные дела, приказы, заявления, графики отпусков, табелирование – значит и тут необходим бухгалтер. Торгуя за наличный расчет, также необходимо вести товарный учет в 2022 году для некоторых категорий.

Конечно, предприниматель может самостоятельно подавать за себя отчетность в бумажном виде или через электронный кабинет, вести кадровый и товарный учет, регистрировать налоговые накладные, контролировать сумму лимита, поддерживать связь с контролирующими органами при необходимости. Только останется ли время на ведение предпринимательской деятельности?

Если же бизнес-проект предполагает создание юридического лица – бухгалтерский учет ведется от создания предприятия до его ликвидации. Каждая операция должна быть отражена в учете, формировать бухгалтерские проводки, оборотно-сальдовые ведомости. Прибыльность, доходность не определяет возможность отстраниться от ведения бухгалтерского и налогового учета.

В условиях современности бухгалтерия — это важная артерия для успешного ведения бизнеса, одна из составных частей проекта. На раннем этапе – при формировании бюджета – все хотят сэкономить. Это можно понять — прибыль еще не получена, затраты необходимые для старта уже понесены, потому бухгалтер нужен потом или очень бюджетный. Это ошибочное мнение – можно сказать утопическое.

Способы организации бухгалтерии

В Украине предусмотрено на законодательном уровне несколько способов ведения бухгалтерского учета на предприятии:

    1. Самостоятельно директором.
    2. Организовав отдел бухгалтерии, во главе с главным бухгалтером.
    3. Делегируя ведение бухгалтерского учета аутсорсинговой компании или предпринимателю.

При выборе первым способом руководитель компании должен обладать необходимыми знаниями в бухгалтерском учете, налогообложении, праве. Под самостоятельным ведением подразумевается полная ответственность за формирование и обработку первичной документации, проведение бухгалтерских проводок, заполнение и предоставление финансовой и налоговой отчетности. Необходимо отражать в учете каждую операцию во время ее проведения или если это невозможно сразу после. Правильно организованный документооборот систематизирует взаимоотношения с контрагентами. Упрощенной формы бухгалтерского учета не существует даже если ведет ее только директор и в штате отсутствуют другие наемные сотрудники. Самое крошечное предприятие обладает обязанностями, правами и ответственностью, прописанными во всех регулирующих нормативных документах.

При организации отдела бухгалтерии ведение учета возлагается на наемного сотрудника, специалиста в сфере бухучета. Доверив столь важный участок вашего «детища», необходимо быть уверенным в его квалификации. Положительная атмосфера в коллективе очень важна, но это не является главным критерием оценки знаний Вашего бухгалтера. Уточните его опыт и стаж работы. Совпадают ли направления деятельности с Вашим проектом, умеет ли специалист работать с текущим законодательством, сталкивался ли со сложными текущими ситуациями, взаимодействовал ли с контролирующими органами. Предложите кандидату рассказать о его профессиональной ошибке в прошлом и способе ее устранения. Не ошибаются только те, кто ничего не делают. Главное вовремя и грамотно выйти из любой сложившейся ситуации.

К сожалению, слов и положительных утверждений при собеседовании недостаточно. Если Вы не можете оценить уровень квалификации Вашего кандидата – привлеките квалифицированного специалиста или компанию, которая поможет интервьюировать и определиться с выводами. Закажите тестирование, адаптированное текущему законодательству. Отнеситесь к подбору крайне серьезно- Вы собираетесь доверить самый жизненно важный орган компании этому человеку.

Затраты при таком способе ведения учета необходимы для создания рабочего места, обеспечения оргтехникой, программным продуктом, канцелярскими принадлежностями, подписками на периодические издания. Конечно, все приобретенное Вами останется в активах компании, но будет нуждаться в поддержке и обновлении.

Оформляя трудовые отношения с бухгалтером, компания обязана платить единый социальный взнос в размере 22% от суммы зарплаты специалиста. Выплата зарплаты в конвертах подразумевает огромные штрафы и не дает уверенности в будущих действиях сотрудника, которому таким образом урезали будущую пенсию. Таким образом необходимо подсчитать бюджет затрат на создание отдела бухгалтерии.

Самое главное – не существует обстоятельств, при которых Вы, как работодатель, можете ограничить в свободе и правах Вашего сотрудника. Он может уволиться, отработав положенные по законодательству сроки (или не отработав по объективным/субъективным причинам), уйти в декретный отпуск, на больничный. И Ваши поиски начнутся снова: интервью, отбор кандидатов, собеседования, встречи. Тем временем предприятие функционирует, осуществляет сделки, которые нуждаются в оформлении и доведении до логического конца в рамках законодательства. Смена бухгалтера на предприятии почти как развод в семье.

Третий вариант ведения учета предполагает удаленно вести Вашу бухгалтерию специализированной команде на договорных условиях.

Этот способ содержит много плюсов, но и подводных камней. Первое на что нужно обратить внимание выбирая Вашего будущего партнера – это квалификация и репутация компании. Хорошо, если Вам порекомендуют надежную команду. Если же нет, потрудитесь провести несколько встреч с руководителями данных фирм.

Какие вопросы и ответы на них помогут сориентироваться при выборе аутсорсера?

Задав вопрос много ли у Вас клиентов, Вы нарушаете профессиональную этику и защиту персональных данных компании. Положительный ответ не будет ничем подкреплен, отрицательный же также не отразит истинную картину. Обратите внимание на сроки существования фирмы, сколько данное предприятие занимается этим направлением. Присутствуют ли достижения в этой сфере у специалистов (известные дипломы, национальные и международные аккредитации). Это будет не лишним. Значит специалисты являются фанатами своего дела и занимаются саморазвитием, не жалея на это личного времени и денежных средств.

Поинтересуйтесь какие направления бизнеса они поддерживают удаленно. Попросите рассказать о специфике деятельности их клиентов, возможно в перечне Вы услышите не только сопровождение операций «по услугам и аренде», а также ведение производственных, крупноторговых, импортно-експортных предприятий. Это также позволит сложить картину об интенсивности деятельности Вашего будущего партнера.

Предложите озвучить варианты по ведению учета Вашей компании: частичные операции или «под ключ». Ответ также поможет понять разноплановость и вариативность компании.

Проговорите все способы контроля с Вашей стороны. Например, будете ли Вы заниматься платежами в клиент банке самостоятельно или делегируете этот процесс.

Заключите договор. Данный формат отношений вводит Вас в равные условия, регулируются хозяйственным кодексом и выводят за рамки трудовых отношений. Это значит, что Вы не будете:

    • оплачивать зарплату и другие социальные выплаты, а только оговоренную сумму по контракту;
    • начислять единый социальный взнос;
    • покупать оргтехнику;
    • организовывать рабочее место;
    • оплачивать повышение квалификации специалистов;
    • нести расходы по канцелярии.

Однако Вам, как стороне договора, придется строго придерживаться Ваших обязанностей по:

    • передаче первичной документации в срок;
    • выплате в установленные сроки согласованной суммы по договору;
    • предоставлять необходимую информацию для взаимодействия с контрагентами;
    • консультироваться до принятия решений (в отношении налогообложения и учета);
    • соблюдать деловые обычаи в рамках договора;
    • учитывать, что Вы не являетесь единственным клиентом, хотя возможно и самым любимым.

Если до выбора третьего сценария на Вашем предприятии был уже бухгалтерский учет, проведите внутренний аудит и сориентируйтесь в состоянии Вашего предприятия. При смене места жительства ни одна хозяйка не приступит к приготовлению блюд, не проведя генеральную уборку. Также и в бухгалтерском учете — что может быть положительного при продолжении деятельности со старыми ошибками и проблемами. Бухгалтерский учет ведется непрерывно, последовательно и нарушения будут тянуть из года в год негативные последствия.

При вновь созданном предприятии необходимо осуществить постановку учета. Проработать все будущие аспекты и необходимые процессы.

Выбирая способ ведения бухгалтерского учета – взвешивайте все за и против, чтобы достигнуть баланса и положительного результата!