Як правильно організувати бухгалтерію у своєму бізнесі, якщо ти не бухгалтер?

/

Починаючи підприємницьку діяльність, замислюючи той чи інший бізнес-проект, необхідно відразу подбати про дуже важливу ділянку – бухгалтерію. Звичайно, не потрібно перед відкриттям компанії закінчувати економічний факультет або бухгалтерські курси, хоча і це було б непогано, але проконсультуватися з фахівцями, аутсорсинговими компаніями, успішними колегами з бізнесу - потрібно до першого кроку. 

Що таке бухгалтерія та на якому етапі вона потрібна? 

Спочатку потрібно визначитися із формою власності. Потрібно вивчити правила роботи на різних системах оподаткування. Які види діяльності припустимі на спрощеній системі, які ні. Скільки планується у перспективі найманих працівників, чи буде діяльність ліцензована. Якщо Ви починаєте свій бізнес і реєструєте ФОП, бухгалтер знадобиться для подання звітності, набуття статусу платника єдиного податку або платника ПДВ. При найму співробітників ФОПи зобов'язані вести кадровий облік у повному обсязі - особисті справи, накази, заяви, графіки відпусток, табелювання — отже і тут потрібен бухгалтер. Торгуючи за готівку, також необхідно вести товарний облік у 2022 році для деяких категорій.

Звичайно, підприємець може самостійно подавати за себе звітність у паперовому вигляді або через електронний кабінет, вести кадровий та товарний облік, реєструвати податкові накладні, контролювати суму ліміту, підтримувати зв'язок з контролюючими органами при необхідності. Тільки чи залишиться час на ведення підприємницької діяльності?

Якщо ж бізнес-проект передбачає створення юридичної особи – бухгалтерський облік ведеться від створення підприємства до його ліквідації. Кожна операція має бути відображена в обліку, формувати бухгалтерські проводки, оборотно-сальдові відомості. Прибутковість не визначає можливість усунутись від ведення бухгалтерського та податкового обліку.

В умовах сучасності бухгалтерія — це важлива артерія для успішного ведення бізнесу, одна зі складових частин проекту. На ранньому етапі – при формуванні бюджету – усі хочуть заощадити. Це можна зрозуміти — прибуток ще не отриманий, витрати необхідні для старту вже понесені, тому бухгалтер потрібен потім або дуже бюджетний. Ця помилкова думка — можна сказати утопічна. 

Способи організації бухгалтерії 

  • В Україні передбачено на законодавчому рівні кілька способів ведення бухгалтерського обліку на підприємстві: 
    1. Самостійно директором.
    2. Організувавши відділ бухгалтерії, на чолі з головним бухгалтером.
    3. Делегуючи ведення бухгалтерського обліку аутсорсингової компанії чи підприємцю. 

При виборі ведення бухгалтерського обліку першим способом керівник компанії повинен мати необхідні знання в бухгалтерському обліку, оподаткуванні, праві. Під самостійним веденням мається на увазі повна відповідальність за формування та обробку первинної документації, проведення бухгалтерських проводок, заповнення та надання фінансової та податкової звітності. Необхідно відображати в обліку кожну операцію під час її проведення або якщо це неможливо відразу після. Правильно організований документообіг систематизує стосунки з контрагентами. Спрощеної форми бухгалтерського обліку не існує, навіть якщо веде її лише директор та у штаті відсутні інші наймані співробітники. Найменше підприємство має обов'язки, права і відповідальність, прописані у всіх регулюючих нормативних документах. 

При організації відділу бухгалтерії ведення обліку доручається найманому співробітнику, спеціалісту у сфері бухгалтерського обліку. Довіривши таку важливу ділянку вашого бізнесу, необхідно бути впевненим у його кваліфікації. Позитивна атмосфера в колективі є дуже важливою, але це не є головним критерієм оцінки знань Вашого бухгалтера. Уточніть його досвід та стаж роботи. Чи збігаються напрямки діяльності з Вашим проектом, чи вміє спеціаліст працювати з поточним законодавством, чи стикався зі складними поточними ситуаціями, чи взаємодіяв із контролюючими органами. Запропонуйте кандидату розповісти про його професійну помилку в минулому та спосіб її усунення. Не помиляються лише ті, хто нічого не роблять. Головне вчасно і грамотно вийти з будь-якої ситуації. 

На жаль, слів та позитивних тверджень при співбесіді недостатньо. Якщо Ви не можете оцінити рівень кваліфікації Вашого кандидата – залучіть кваліфікованого спеціаліста чи компанію, яка допоможе інтерв'ювати та визначитись із висновками. Замовте тестування, адаптоване до поточного законодавства. Поставтеся до підбору дуже серйозно — Ви збираєтеся довірити найважливіший орган компанії цій людині.

 Витрати за такого способу ведення обліку необхідні створення робочого місця, забезпечення оргтехнікою, програмним продуктом, канцелярським приладдям, підписками на періодичні видання. Звичайно все придбане Вами залишиться в активах компанії, але потребуватиме підтримки та оновлення.

Оформляючи трудові відносини з бухгалтером, компанія має сплачувати єдиний соціальний внесок у вигляді 22% від суми зарплати спеціаліста. Виплата зарплати в конвертах має на увазі величезні штрафи і не дає впевненості у майбутніх діях співробітника, якому таким чином урізали майбутню пенсію. Отже необхідно підрахувати бюджет витрат за створення відділу бухгалтерії.

 Найголовніше – не існує обставин, за яких Ви як роботодавець можете обмежити у свободі та правах Вашого співробітника. Він може звільнитися, відпрацювавши визначені законодавством терміни (або не відпрацювавши з об'єктивних/суб'єктивних причин), піти в декретну відпустку, на лікарняний. І Ваші пошуки розпочнуться знову: інтерв'ю, відбір кандидатів, співбесіди, зустрічі. Тим часом підприємство функціонує, здійснює угоди, які потребують оформлення та доведення до логічного кінця в рамках законодавства. Зміна бухгалтера для підприємства майже як розлучення у ній. 

Третій варіант ведення обліку передбачає віддалено вести Вашу бухгалтерію спеціалізованій команді на договірних умовах.

Цей спосіб містить багато плюсів, але й підводного каміння. Перше, на що потрібно звернути увагу, вибираючи Вашого майбутнього партнера – це кваліфікація та репутація компанії. Добре, якщо вам порадять надійну команду. Якщо ж ні, постарайтеся провести кілька зустрічей із керівниками цих фірм.

Які питання та відповіді на них допоможуть вам визначитися при виборі аутсорсера?

Задавши запитання чи багато у Вас клієнтів, Ви порушуєте професійну етику та захист персональних даних компанії. Позитивна відповідь не буде нічим підкріплена, негативна ж також не відобразить справжню картину. Зверніть увагу на терміни існування фірми, скільки часу дане підприємство займається цим напрямком. Чи є досягнення у цій сфері у фахівців (відомі дипломи, національні та міжнародні акредитації). Це буде не зайвим. Значить фахівці є фанатами своєї справи та займаються саморозвитком, не шкодуючи на це особистого часу та коштів.

Поцікавтеся, які напрямки бізнесу вони підтримують віддалено. Попросіть розповісти про специфіку діяльності їхніх клієнтів, можливо, у переліку Ви почуєте не тільки супровід операцій «по послугах та оренді», а також ведення виробничих, великих торговельних, імпортно-експортних підприємств. Це також дозволить скласти картину про інтенсивність діяльності Вашого майбутнього партнера.

Запропонуйте озвучити варіанти ведення обліку Вашої компанії: часткові операції або «під ключ». Відповідь також допоможе зрозуміти різноплановість та варіативність компанії.

Обговоріть всі способи контролю вашого боку. Наприклад, чи займатиметеся Ви платежами в клієнт банку самостійно або делегуєте цей процес.

  • Укласти договір. Цей формат відносин вводить Вас у рівні умови, регулюються Господарським кодексом та виводять за рамки трудових відносин. Це означає, що Ви не будете: 
    • виплачувати зарплату та інші соціальні виплати, а лише встановлену суму грошей за контрактом;
    • нараховувати єдиний соціальний внесок;
    • купувати оргтехніку;
    • організовувати робоче місце;
    • оплачувати підвищення кваліфікації спеціалістів;
    •  нести витрати на канцелярію. 
  • Однак Вам, як стороні договору, доведеться суворо дотримуватися Ваших обов'язків щодо: 
    • передачі первинної документації в строк;
    •  виплати у встановлені терміни узгодженої суми за договором;
    •  надавати необхідну інформацію для взаємодії з контрагентами;
    • консультуватися до прийняття рішень (щодо оподаткування та обліку);
    • дотримуватися ділових звичаїв у межах договору; 
    • враховувати, що Ви не єдиний клієнт, хоча можливо і найулюбленіший. 

Якщо до вибору третього сценарію на Вашому підприємстві був бухгалтерський облік, проведіть внутрішній аудит і визначитися у стані Вашого підприємства. При зміні місця проживання жодна господиня не розпочне приготування страв, не провівши генерального прибирання. Також і в бухгалтерському обліку — що може бути позитивного при продовженні діяльності зі старими помилками та проблемами. Бухгалтерський облік ведеться безперервно, послідовно і порушення будуть тягнути рік у рік негативні наслідки.

При новоствореному підприємстві необхідно здійснити постановку обліку. Пропрацювати всі майбутні аспекти та необхідні процеси.

Вибираючи спосіб ведення бухгалтерського обліку – необхідно зважувати всі за та проти, щоб досягти балансу та позитивного результату!