Усі операції, які здійснює підприємство, на кожному етапі своєї господарської діяльності необхідно фіксувати, структурувати та згодом аналізувати. Навіть якщо підприємство маленьке або лише на ранньому етапі свого шляху, бухгалтерія необхідна всім суб’єктам господарювання, незалежно від форми власності. Як організувати ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, на які аспекти спиратися при виборі, кому довірити таку непросту частину життєзабезпечення підприємства — всі ці питання турбують небайдужого власника чи керівника.
На що звернути увагу під час вибору віддаленого бухгалтера?
Спеціаліст у бухгалтерії забезпечує безперебійну роботу та взаємозв’язок як із зовнішніми органами, такими як банки, контролюючі структури, постачальники та покупці, так і з внутрішніми користувачами бухгалтерської інформації – такими як відділ постачання, рітейл, зовнішньоекономічний, логістичний. Тому при виборі кандидата на цю позицію потрібно зважити всі за і проти.
Спочатку необхідно визначитися — потрібен штатний бухгалтер, позаштатний фахівець, що приходить, або віддалена команда, в особі аутсорсингової компанії. Вибір залежить від планів, можливостей та видів діяльності підприємства.
Перший етап – обсяг діяльності
- Необхідно спрогнозувати, який обсяг операцій планується у підприємства. Кожна операція, наприклад, відвантаження товару, це щонайменше п’ять-шість документів:
- Договір;
- Рахунок-фактура;
- Видаткова накладна;
- Акт виконаних робіт на доставку товару;
- Податкова накладна;
- Платіжне доручення.
Шляхом нехитрих обчислень можна зрозуміти – чи потрібен окремий бухгалтер на ділянку реалізації чи ні. Крім реалізації товару або надання послуг, є також інші ділянки бухгалтерії, які теж потребують документального оформлення, з наступним відображенням в обліку та звітності. Ще необхідно проводити реєстрацію податкових накладних, можливе розблокування цих документів, нараховувати заробітну плату, лікарняні, відпускні, списувати паливо, формувати відповідно до калькуляції собівартість у виробничому процесі, а також складати звітність – регламентовану, статистичну та внутрішню.
Другий етап – підбір кадрів
Після того, як було визначено обсяг діяльності, необхідно зупинитися на спеціалісті бухгалтерського обліку. Як вибрати віддаленого бухгалтера та переконатися у його кваліфікації? На що звертаємо увагу під час підбору працівника: досвід роботи, можливі рекомендації, реакція на актуалізацію в законодавчих правилах, також просимо продемонструвати свої вміння. Так, бухгалтера теж можна попросити показати свій клас. Ми ж звертаючись по послуги дизайнера, візажиста, маркетолога просимо продемонструвати портфоліо. Наприклад, попросіть прочитати баланс підприємства або покажіть оборотно-сальдову відомість за будь-який період. Ознайомтеся з баченням Вашого підприємства кандидата, що інтерв’юється. Протестувати майбутнього працівника на посаду головного бухгалтера може звичайно лише кваліфікований спеціаліст у цій сфері. Якщо у Вашій команді немає такого – Ви можете звернутися до компанії, яка організовує професійне тестування та може взяти участь у інтерв’юванні з метою поставити професійні питання.
Звернувшись за комплексом послуг до аутсросингової компанії, Ви можете перекласти весь спектр обов’язків штатного або віддаленого бухгалтера на професіоналів своєї справи. Це забезпечить керівнику більше вільного часу на його бізнес-планів. Вас професійно супроводжуватимуть підковані, грамотні, дипломовані, кваліфіковані фахівці, які весь свій робочий час займаються бухгалтерією-рішенням поставлених завдань у різних напрямках діяльності.
Третій етап – оформлення взаємовідносин із відповідальним за ведення бухгалтерського обліку
У будь-якому випадку, на якому з варіантів Ви не зупинилися б, оформити відносини необхідно відповідно до законодавства. Якщо Ви обрали бухгалтера – оформіть з ним трудовий договір, договір цивільно-правового характеру або ж договір на надання послуг, якщо такий спеціаліст оформлений як суб’єкт господарювання – фізична особа підприємець. Жодні усні домовленості не можуть бути основою для правильного розвитку взаємовідносин між Вашою компанією та бухгалтером. Чим детальнішим буде трудовий договір – тим більша ймовірність, що робота буде виконана якісно, у строк, оскільки співробітник, підписуючи, усвідомлюватиме всю зону відповідальності за свої дії.
При укладанні договору з аутсорсинговою компанією Ви переходите із трудових відносин у господарські. Дві сторони на рівних є учасниками взаємовідносин з детально прописаними в договорах обов’язками та правами кожної з них. Чинна бухгалтерська аутсорсингова компанія, підприємство – підрядник, швидше за все запропонує вже відпрацьований та затверджений варіант договору. Чим докладніше і детальніше договір складено – тим вище ймовірність професіоналізму цієї команди. Договір може бути укладений на будь-який термін з подальшим його продовженням за взаємним бажанням сторін. При невиконанні зобов’язань з боку замовника бухгалтерських послуг компанія аутсорсер може ініціювати розірвання договору. Але за взаємною угодою та за обумовлену оплату – підрядник може закрити звітний період та сформувати звітність.
Як захиститись від витоку інформації при роботі бухгалтера віддалено?
Багато хто побоюється залучати сторонні організації, тому що бояться витоку інформації про обсяги, цінову політику, списку покупців та особливості взаємодії з ними. Запросивши на роботу «свого бухгалтера», власник помилково вважає, що все, що звучить у стінах офісу, не вийде за його межі. Людський фактор ніхто не скасовував, витік може статися як із найманим співробітником, так і зі сторонньою організацією. Для того, щоб мінімізувати ризики в цьому напрямку, необхідно підписати угоду про нерозголошення конфіденційної інформації. Часто можна побачити лише фразу про нерозголошення та, наприклад, неможливість подальшого працевлаштування у компанію конкурента протягом 5-10 років. Цього не достатньо. Щоб розуміти, що саме не підлягає розголошенню – необхідно скласти документ-положення про конфіденційність, в якому детально розписати, що саме входить до умов нерозголошення. І ще, важливо пам’ятати, ніякий внутрішній документ Вашої компанії не може бути визнаний дійсним та правочинним, якщо він порушує Законодавство, права та свободи людини.
- Вчимося ставити завдання для бухгалтера та контролювати їх виконання віддалено.
- Як це зробити?
- Самому стати бухгалтером, щоб розуміти в обліку?
- Як саме перевірити правильність провадження діяльності?
Вибравши нарешті бухгалтера або звернувшись до бухгалтерської компанії, неправильно буде керівником забути про бухгалтерський та податковий облік геть. Необхідно брати участь у процесі, підтримувати зв’язок із відповідальним за ведення обліку, контролювати виконання всіх нормативних зобов’язань підприємства.
1. Постановка задач. На допомогу електронна листування за допомогою різних месенджерів. Регулярність спілкування з працівником бухгалтерії або виділеним спеціалістом допоможе не віддалятися від цієї ділянки.
2. Оперативні наради. Різні платформи, хмарні рішення, контакт за допомогою популярних програм – Ви завжди будете в курсі обставин.
3. Бліц-звітність. Немає необхідності навантажувати бухгалтера розгорнутою звітністю про виконану роботу. Необхідно продумати форму, що контролюють посадових осіб та терміни для подання внутрішньої звітності з виконаних завдань.
4. План платежів дозволить здійснювати контроль за своєчасною сплатою податків у встановлені законодавством терміни та прогнозувати бюджет компанії.
5. Звіряння з контрагентами. Відділ продажів раз на квартал або на запит – може ініціювати звірку з покупцями, з метою контролю за дебіторською заборгованістю, а також за нормальним перебігом взаємовідносин. Насправді зустрічаються штрафні санкції у договорах порушення термінів реєстрації податкових накладних перед покупцями, тому не зайвим і тут тримати руку на пульсі.
6. Періодичність фінансової звітності встановлена на законодавчому рівні і залежить від категорії платника: мікро та малі подають рідше раз на рік, середні та великі щокварталу. Засновник може ініціювати складання фінансової звітності у будь-який інший проміжок часу.
Чинники, що впливають на вартість робіт віддаленої бухгалтерії
При визначенні вартості бухгалтерських послуг застосовуються кілька способів.
Перший визначення вартості у прив’язці до первинної документації, бухгалтерським проводкам. Такий метод застосовується, якщо підприємство має сезонний характер діяльності, та інтенсивність діяльності хвилеподібна.
Другий-пакетна вартість — це договірна ціна, до якої входить обумовлений перелік обов’язків.
Звичайно найголовнішими критеріями для визначення вартості є досвід та кваліфікація, а також надійність та професійна порядність Вашого партнера.