Ведення кадрового обліку в Україні є обов’язковим для всіх форм власності. З моменту працевлаштування найманих співробітників та фізична особа підприємець та юридична особа, наприклад ТОВ, наділяються правами, обов’язками роботодавців у рівній мірі. Кадрове діловодство передбачено для дотримання всіх соціальних гарантій, прописаних у законодавстві України для найманих співробітників кожного підприємства.
Кадрове діловодство це окремий трудомісткий та складний напрямок обліку. На великих підприємствах створюються відділ кадрів, на дрібніших ця функція може бути доручена працівнику відділу бухгалтерії. Також можна отримати консультацію щодо ведення кадрового діловодства, звернувшись до спеціалізованої компанії.
Працівник відповідальних за ведення кадрового діловодства повинен мати знання законодавства – це є основою для коректного ведення та гарантією правильного обчислення трудового та страхового статусу для отримання допомоги застрахованої особи. Необхідно вивчити такі документи:
- Кодекс Законів про працю України
- Закон про відпустки
- Різні інструкції
- Інші нормативні документи
Проігнорувати ведення кадрового обліку не вийде – штрафні санкції передбачені контролюючими органами вагомі.
Також працівник кадрового відділу стежить за дотриманням квот та норм за певної чисельності працевлаштованих штатних співробітників.
Про кадровий облік необхідно подумати до того, як буде ухвалено рішення про працевлаштування найманих працівників. Необхідно поставити облік для підприємства: розробити внутрішній регламент руху кадрових документів, подбати про його організації, створити документи типової форми, розробити посадові інструкції.
Перед прийомом працювати, відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП, необхідно подати повідомлення про прийом до органів ДПС до працевлаштування кожного працівника за встановленою типовою формою. Подати це повідомлення можна як у паперовому вигляді так і в електронному за допомогою електронного кабінету або спеціалізованих програм. За неподання цього повідомлення у 2022 році передбачено штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати за кожного співробітника.
На час повномасштабного вторгнення Росії в Україну Торгово-промисловою палатою України зафіксовано обставину непереборної сили. Особа, яка вчинила правопорушення, у цей період звільняється від фінансових санкцій, якщо йому вдасться довести неможливість виконання законодавчих вимог. Від обов’язку подати це повідомлення роботодавець не звільняється і його необхідно подати за першої нагоди.
На кожного працівника необхідно оформити особисту справу. Це великий пакет документів:
- Заява про прийом на роботу
- Трудовий договір
- Світлина
- Особиста картка
- Копія наказу про прийом на роботу
- Повідомлення про особливості роботи за комп’ютером
- Повідомлення про трудовий розпорядок на підприємстві
- Автобіографія
- Копія паспорт або картки id
- Копія реєстраційного номера облікової картки платника податків
- Копія дипломів про освіту (за потреби)
- Медична книжка
- Трудова книжка (за наявності)
- Договір про повну або часткову матеріальну відповідальність
Цей перелік не є винятковим і може бути доповнений відповідно до галузі, в якій працюватиме працевлаштований.
Зі співробітником необхідно укласти трудовий договір (терміновий або безстроковий). У ньому необхідно прописати умови праці, ознайомити співробітника з трудовим розпорядком, зафіксувати розмір заробітної плати або окладу, перерахувати всі соціальні гарантії, які йому передбачені: відпустки, підстави для звільнення, премії. Усі зміни, що вносяться до трудового договору, необхідно фіксувати письмово. Рекомендуємо створити папку із зразками всіх типів заяв, які можуть знадобитися у трудових відносинах із співробітником організації.
Кожному співробітнику надається табельний номер. Облік відпрацьованого часу необхідно фіксувати у табелі та підписувати відповідальною особою. Табель є підставою для нарахування заробітної плати, тому його необхідно його подавати до відділу бухгалтерії двічі на місяць: для нарахування авансу та для розрахунку повної зарплати за місяць. Табель зберігається на підприємстві щонайменше рік за минулим: наприклад, табеля за 2021 рік необхідно зберігати весь 2022 рік.
Трудові книжки можуть не використовуватися у кадровому обліку. Якщо співробітник до працевлаштування у відсутності трудову книжку – заводити її можна за бажанням. Якщо ж працівник не хоче мати трудову книжку у паперовій версії, дані щодо його страхового та трудового стажу потрапляють до державного органу Пенсійного фонду України через надання спеціальної звітності. Для всіх працівників, у кого вже були трудові книжки, передбачений законодавством перехідний період для оцифрування інформації та передачі її за встановленим регламентом. Цей обов’язок покладено на роботодавця.
Працівник який відповідає за ведення кадрового діловодства веде всі зміни відносин із працівниками у спеціальних журналах, фіксує рух трудових книжок, веде реєстри кадрових наказів, стежить за дотриманням графіка відпусток.
На підставі даних кадрового обліку необхідно заповнювати звітність та надавати її до державних органів у встановлені законодавчо строки. Іноді навіть порожню – якщо немає даних.
Періодичність визначається відповідним органом. Перелік звітів, які необхідно надавати, необхідно дізнатися в кожному з контрольованих державних органів.