Щороку в Україні з’являються нові спеціалісти у сфері інформаційних технологій. Професіонали, що діють, підвищують свій професіоналізм, надаючи послуги на ринках IT-послуг як на українському, так і на міжнародному. Зараз без айтішника не обходиться жодний бізнес-напрямок. Кожній організації потрібен сайт-візитка, інтернет-магазин, sео-розкрутка або програма для смартфона. Для зручності користувача, всі послуги необхідно оцифровувати, тобто компанії потребують IT-спеціаліста, штатного або позаштатного. Описувати специфіку цієї діяльності ми не будемо, а ось особливості обліку, оподаткування та правові аспекти розглянемо.
Який етап реєстрації IT-компанії?
На етапі легалізації it-бізнесу необхідно розглянути всі можливі варіанти існування компанії в Україні та врахувати особливості. Необхідно проконсультуватися з професіоналами в обліку та оподаткуванні для того, щоб отримати максимальну інформацію до початку старту Вашого бізнесу. Спочатку визначаємося з формою власності та системою оподаткування. Для цього:
- Обираємо оптимальну форму суб’єкта господарювання: юридична особа або фізична особа.
- Визначаємо потрібні КВЕди, спираючись на відповідний довідник.
- Встановлюємо мінімальний бюджет забезпечення компанії на 6 місяців.
- Розробляємо процес реєстрації it-компанії та делегуємо цю процедуру відповідальній особі чи спеціальній фірмі.
- Опрацьовуємо можливі варіанти роботи на різних системах оподаткування України.
- Виробляємо стратегію про необхідність чи відсутність необхідності у статусі платника ПДВ.
- Вибираємо банк для відкриття рахунку з огляду на можливі перспективи робіт із замовниками з інших країн.
- Займаємось оформленням ЄЦП для подальшої взаємодії з контролюючими органами.
З метою стимулювання IT – бізнесу, Верховною радою було розроблено та прийнято закон, який передбачає особливі умови оподаткування та набуття статусу резидента «Дія-сіті».
Для того, щоб отримати статус Резидента «Дія сіті» та бути внесеним до спеціального реєстру, необхідно відповідати наступним критеріям:
- Кількість гіг-фахівців у компанії має бути не менше ніж 9.
- Заробітна плата або сума за договором на місяць має бути не менше ніж 1200 євро.
- Сума доходу (кваліфікованого) за перші 3 місяці роботи не менше ніж 90%.
- Види діяльності, які підходять для отримання статусу Резидента «Дія сіті»: комп’ютерне програмування, виробництво програм або ігор, консультування з питань інформатизації, надання в користування програмних продуктів, у тому числі в режимі онлайн, організація кібербезпеки та інші види діяльності, перелічені в Закон про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні.
Для застосування спеціального режиму слід подати заяву. Резидент «Дія сіті» може перебувати як на загальній системі оподаткування, так і на спрощеній.
Основні питання при створенні та функціонуванні IT-компанії в Україні
Отже, один із варіантів роботи – реєстрація підприємцем у Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій.
Для реєстрації потрібна наявність документів, що засвідчують особу, реєстраційний код платника податків, необхідні кведи, заповнена реєстраційна форма. Процедура реєстрації можлива очна, дистанційна через портал «Дія» або делегувати уповноваженій особі.
Для очної реєстрації потрібно:
- фізична присутність;
- оригінали документів, що засвідчують особу;
- правильно заповнені заяви на реєстрацію та на отримання статусу платника єдиного податку та/або платника ПДВ.
Для реєстрації через портал «Дія»:
- id-картка (обов’язково);
- електронно-цифровий підпис.
Для реєстрації через уповноважену особу:
- всі документи на реєстрацію, якби Ви були присутні самостійно;
- нотаріальна довіреність, яку потрібно залишити у реєстратора.
За такого формату функціонування Ви зможете надавати послуги у сфері IT-технологій самостійно, укладаючи договори із замовником. При необхідності Ви зможете працевлаштувати працівників – оформивши з ними трудові відносини, відповідно до українського законодавства або залучити інших фахівців – підрядників, якщо вони оформлені також ФОП.
Бухгалтерський облік на законодавчому рівні не потрібен, тобто бухгалтер, в принципі, не потрібен, якщо Ви можете правильно визначити дохід і подати звітність до контролюючих органів. Обов’язки відповідно до податкового законодавства: обчислення податків, оплата їх та подання звітності – обов’язкові для виконання.
Відповідальність за дотримання законодавства та виконання договірних відносин із замовником лежить на підприємці в рамках всього, що йому належить на праві власності.
Вибираючи другий варіант – реєстрацію юридичної особи, виникне більше питань. Найпоширеніша форма власності є ТОВ, але вона виняткова. Також необхідно визначити розмір статутного капіталу та варіанти поповнення оборотних коштів на початковому етапі, до отримання доходів.
Для реєстрації необхідно:
- Визначити кількість засновників.
- Вартісний та/або номенклатурний розмір статутного капіталу.
- Статут – індивідуальний чи модельний.
- Нотаріальні процедури щодо засвідчення першого протоколу засновників, документів, що засвідчують особу старого зразка.
- Здійснити реєстраційні процедури.
- Постанова на облік в органах статистики, податковому та пенсійному фонді.
- Відкриття рахунку у банку.
- Вибір системи оподаткування.
- Делегування ведення бухгалтерського та податкового обліку.
Спрощена система оподаткування для ФОП та підприємств у IT
Під час роботи в it-компанії можна вибрати спрощену систему оподаткування. Для цього необхідно ознайомитись з розділом Податкового Кодексу України, який регламентує цю систему. Для надання послуг компаніям юридичним особам необхідна третя група єдиного податку, яка передбачає ставку податку 5% без ПДВ або 3% з ПДВ.
Суть спрощеної системи полягає у визначенні доходу для оподаткування виключно спираючись на грошові надходження у рамках звітного періоду та застосування обраної процентної ставки. Витрати підприємства щодо бази оподаткування не враховуються.
Податковим періодом є квартал, оплата податку здійснюється протягом 10 календарних днів за граничним терміном подання звітності. Звітність надається протягом 40 календарних днів за звітним кварталом. Також фізичні особи підприємці сплачують Єдиний соціальний внесок у розмірі 22% мінімальної заробітної плати на місяць. Оплата ЄСВ залежить від отримання чи неотримання Вами доходу.
Для юридичних осіб облік доходу дещо відрізняється. Крім визначення доходу виходячи з грошових надходжень — до доходу, наприклад, включаються курсові різниці (позитивні), а також інші доходи, обчислені за правилами бухгалтерського обліку. Тобто для підприємства вже знадобиться спеціаліст у бухгалтерському обліку або аутсорсингова компанія, яка, під час укладання договору, візьме на себе функціонал із ведення бухгалтерського обліку та оподаткування.
Оптимальні бізнес-схеми роботи IT-компаній в Україні
Схема: Замовник іноземна або українська компанія-виконавець ФОП
Працюючи з іноземними замовниками, винагорода за Ваші послуги буде виплачена лише, якщо Ви легалізовані в Україні. Тобто необхідно укладання договору-договору. Цей документ регулює Ваші господарські взаємовідносини, а також знадобиться банку для проведення валютних операцій та здійснення валютного контролю.
При отриманні валютних сум законодавство іноді залежно від ситуації в економіці регулює обов’язковий продаж валюти. Її-обов’язкового продажу валюти — може бути взагалі або ж буде встановлено обов’язковий відсоток суми, яку банк реалізує на міжбанківському ринку України і конвертує в національну валюту. Для зарахування валютних сум необхідно надати в банк скан-копію підписаного оригіналу контракту.
Схема: Замовник іноземна або українська компанія-виконавець ТОВ
Формуючи структуру підприємства, власник може створити різні департаменти за напрямами. Фахівців необхідно оформити, для цього можна укласти трудові договори, забезпечивши всі соціальні гарантії відповідно до законодавства. Також необхідно забезпечити найманих співробітників необхідною оргтехнікою для виконання завдань. Якщо використовується особиста оргтехніка співробітника, необхідно компенсувати використання даного майна з наступним оподаткуванням.
Або можна залучити спеціаліста, оформивши з ним гіг-договір, повідомивши про такі взаємини контролюючий орган у встановлені законодавством терміни.
Спеціальний режим оподаткування окремих доходів працівників та гіг-фахівців резидентів «Дія Сіті» передбачає:
1. Оподаткування податком на доходи фізичних осіб за ставкою 5%
- Заробітна плата працівників резидентів «Дія Сіті»;
- Винагороди гіг-фахівців з гіг-контрактів, укладених з резидентами «Дія Сіті»;
- Авторської винагороди за створення службового твору.
- 2. Оплата Єдиного соціального внеску
- Не менше мінімального розміру, встановленого на законодавчому рівні.
- 22 відсотки від суми доходу, але не більше максимального розміру, з якого сплачується єдиний соціальний внесок.
Звільняються від податку доходи фізичних осіб оплачені внески роботодавцем за договорами недержавного чи медичного страхування не більше 30% від суми винагороди.
Укладаючи договір із клієнтом, Ви можете залучати сторонніх спеціалістів, якщо це не заборонено у договірних відносинах із замовником.
Складнощі в організації бухгалтерського обліку в ІТ-компанії
Постановка та організація бухгалтерського обліку необхідна для кожного напряму бізнесу, у тому числі для IT-компанії. З початку діяльності підприємства – з його реєстрації і до ліквідації- необхідно вести бухгалтерський облік для юридичних, навіть якщо обрано спрощену систему оподаткування. Варіанти у виборі ведення бухгалтерського обліку – ручний, автоматизований, досі право відповідального за організацію бухгалтерського обліку. Можна вести облік “вручну”, і це ще трапляється на практиці. Але для it-бізнесу можливість використання автоматизованої системи звичайно очевидна. Необхідно визначитися з програмним продуктом та призначити відповідального за ведення бухгалтерського обліку.
Відповідно до Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність є три варіанти ведення бухгалтерського обліку.
1 варіант – Директор підприємства бере відповідальність і обов’язок ведення бухгалтерського обліку.
2 варіант – Керівник підприємства організовує бухгалтерську службу у штаті підприємства.
3 варіант — Віддає функціонал в руки аутсорсингової команди та делегує обов’язки щодо ведення бухгалтерського обліку професіоналам.
Далі все за процедурою: побудова системи документообігу, написання наказу про облікову політику, створення інвентаризаційної комісії, розробка внутрішніх документів, розробка положення про відрядження, трудовий розпорядок дня, укладання колективного договору, написання посадових інструкцій, заохочення виконання поставлених завдань співробітників компанії.
Також не слід забувати про охорону праці: первинний інструктаж, щорічний, медичний огляд.
В Україні закріплено на законодавчому рівні спрощення обміну первинної документації під час роботи у сфері IT. Достатньо розробити рахунок (інвойс), оснастити його всіма повними реквізитами сторін, доповнити фразою про надання послугу і відсутність претензій, і цей документ прирівнюється до акта виконаних робіт. Погодьтеся, це трохи спрощує обмін оригіналами із замовником нерезидентом.
Дуже важливо розуміти значення первинної документації, що підтверджує надання права користування програмним продуктом або отримання послуги для замовника резидента України. Вашому покупцю необхідно буде обґрунтувати включення до складу витрат отриманих послуг або включення цих витрат за допомогою амортизації нематеріального активу. Ми знаємо, що послуги програмування та всі супутні є не дешевими, і лише якісний договір плюс підтверджуючий акт отримання бажаного зможуть бути надійною опорою для підтвердження легітимності операцій під час перевірки контролюючим органом.
Необхідно детально вказати кількість витрачених годин, перелік виконаних робіт та звіт про виконану роботу.
Помилки при організації бухгалтерського обліку в IT компанії
При ознайомленні з правилами ведення обліку на підприємстві складається помилкова думка про те, що немає необхідності займатися усіма організаційними питаннями, оскільки це не виробництво або не торгова компанія. На жаль, це негаразд. Незалежно від напряму діяльності необхідно дотримуватися законодавчих вимог щодо організації та оформлення трудових відносин. Не допускаються до роботи працівники, без повідомлення про це за встановленою формою контролюючого органу. Навіть якщо це є гіг-контракт. Забезпечення виконання всіх соціальних гарантій, передбачених Кодексом Законів про працю України, є невід’ємною стороною бізнесу.
Дотримання податкових вимог є незаперечним фактором. Без правильного ведення обліку який завжди можна визначити правильну базу оподаткування. Ви запитаєте: наприклад, що складного розрахувати грошове надходження та застосувати обрану ставку єдиного податку?
- Існують особливості у обчисленні доходу при отриманні грошових коштів у валюті.
- Необхідно правильно обчислити курсові різниці за монетарними статтями.
- Також існують особливості щодо визнання доходу кредиторської заборгованості, отримання фінансової допомоги з пропущеними термінами повернення.
- Реалізація основних коштів.
При визначенні основи оподаткування на оплату податку з прибутку, знадобляться актуальні знання, досвід і практика.
Нюанси податкового обліку IT-компаній
Як ми вже освятили вище, можна бути на загальній системі оподаткування або на спрощеній. Однак, ми жодного разу не промовили про такий податок як податок на додану вартість.
Чи виникає обов’язок ставати платником такого податку?
У яких випадках потрібно сплачувати ПДВ, навіть якщо ти не є його зареєстрованим платником?
Якщо підприємство або підприємець перебуває на загальній системі оподаткування, існує бар’єр, при досягненні якого необхідно зареєструватися платником ПДВ. Це 1 млн. грн. Для визначення цієї суми необхідно враховувати нараховані або отримані оподатковувані та пільгові (зокрема тимчасово) доходи. Їхній перелік наведено у п’ятому розділі Податкового кодексу, а також у перехідних положеннях до нього.
Починаючи з 1 січня 2015 року до 1 січня 2023 року операції з реалізації програмних продуктів (розважальних, системних, навчальних, прикладних), а також криптографічні засоби графічної інформації звільнені від податку на додану вартість, якщо платник перебуває на загальній системі оподаткування.
Зверніть увагу, що в цей перелік не потрапляють послуги, такі як тестування програмного продукту, його установка, консультування з його використання.
Тобто дані операції необхідно розділяти та вести окремо їх облік. Реєстрація податкових накладних також є окремим трудомістким процесом. На необ’єктні операції податкові накладні не складаються та не реєструються, на відміну від звільнених від ПДВ.
Окрема історія з послугами щодо ПДВ під час роботи з нерезидентами. Спираючись на 186 статтю Податкового кодексу, при наданні послуги з оподаткування, виконанні роботи, необхідно правильно визначити місце поставки послуг. Відповідно до п.3 статті 186 ПКУ консультаційні, інжинірингові, послуги з розробки, постачання та тестування програмного забезпечення, з обробки даних та надання консультацій з питань інформатизації та інших послуг у сфері інформатизації, у тому числі з використанням комп’ютерних систем місцем постачання зазначених послуг вважається місце, в якому одержувач послуг зареєстрований як суб’єкт господарювання, або – за відсутності такого місця – місце постійного чи переважного його проживання. В інших випадках місцем постачання визнається місце реєстрації постачальника.
При отриманні статусу Резидента «Дія Сіті» передбачено знижену ставку податку на прибуток 9%, замість звичайної 18%. Оподатковується лише ряд операцій:
- Виплата відсотків на користь нерезидента-пов’язаної особи або нерезидента, який зареєстрований у країнах з низькоподатковою юрисдикцією;
- Надання фінансової допомоги нерезиденту Дія сіті або пов’язаному особі-нерезиденту, яка не підлягає поверненню;
- Надання фінансової допомоги, яка не підлягає поверненню не пов’язаній особі;
- Виплата дивідендів;
- Безкоштовне надання майна – резиденту Дія Сіті;
- Не закриті розрахунки з придбання або надання товарів/робіт/послуг понад 360 календарних днів або у строк, передбачений законодавством.
Операції, які не відповідають поняттю «витягнутої руки», є окремою базою оподаткування, та обкладаються за ставкою 18%.
Податковим періодом для резидента Дія Сіті є календарний рік.
Підводного каміння дуже багато і супровід грамотного спеціаліста у цій сфері необхідне. Звертайтесь за послугами бухгалтерського супроводу до компанії «Бухгалтерський світ».