Переваги аутсорсингу бухгалтерських послуг

/

У сучасних реаліях бізнес усіх форм власності долає різні труднощі. Конкуренція, зовнішні фактори, податкове навантаження, зниження попиту, зміна кон'юнктури ринків - все це змушує власника-керівника більше уваги приділяти бізнес-процесам. Виникає питання: як і кому довірити організацію бухгалтерського обліку та надання звітності, щоб захистити себе від страшних штрафів, звести до мінімуму спілкування з контролюючими органами, впевнено проходити перевірки?

Як організувати ведення бухгалтерського обліку?

На законодавчому рівні закріплено три способи організації бухобліку :

1. Директор веде бухгалтерію самостійно.

2. Організація структурного підрозділу (штатний фахівець).

3. Ведення бухгалтерського обліку аутсорсинговою компанією.

Не кожен керівник має необхідні знання, щоб узяти на себе це непросте завдання. До того ж ведення обліку віднімає багато часу, тим самим відволікає від основного напряму – розвитку бізнесу.

Залишається другий і третій варіанти ведення обліку. Розглянемо переваги кожного з них.

Штатний фахівець – переваги та недоліки

Для працевлаштування фахівця в штат компанії необхідно самостійно організувати робоче місце, забезпечити комп'ютерною і периферійною технікою, придбати облікову програму, оплачувати обов'язкові податки із заробітної плати, канцтовари та інше. 

Переваги штатного співробітника – завжди на відстані витягнутої руки, можливість включити в його обов'язки супутні операції.

Однак, є і певні складнощі.

Більшість бухгалтерів – дівчата і жінки. Соціальні гарантії, декрети, відпустка по догляду за дітьми до 3-х років – усе це лягає на плечі працедавця.

У власника може виникнути бажання заощадити на податках, але таке бажання вводить його в зону ризику. Робота з неоформленим бухгалтером, що приходить може спричинити штрафи, пов'язані з працевлаштуванням, а також підвищує ризик можливого просочування конфіденційної інформації. 

І, звичайно, не зайвим буде нагадати про те, що бухгалтерові необхідно постійно підвищувати свою кваліфікацію, проходити навчання, читати спеціальні періодичні видання. Без регулярного оновлення знань бухгалтер нестримно втрачає свій рівень кваліфікації. Навчання штатного фахівця – це додаткові витрати для компанії. Якщо ж бюджетом підприємства такі витрати не передбачені, бухгалтер вимушений брати ці витрати на себе.

Аутсорсинг – модно або актуально?

Аутсорсинг бухгалтерських послуг – це делегування обов'язків по веденню обліку сторонній організації на договірних умовах. Компанії, які надають аутсорс бухгалтерських послуг, були створені з метою отримання прибутку. Тому вони прагнуть надавати якісні послуги й формувати позитивну репутацію. Якщо така компанія давно на ринку – це вже є деяким гарантом якості.

У разі роботи з аутсорсинговою компанією не треба турбуватися про навчання фахівця й оновленні його знань. Підвищення кваліфікації дуже важливе для успішної роботи в цій ніші, тому аутсорс-компанії вкладають фінансові ресурси в освіту своїх співробітників. 

Ще один плюс роботи з компаніями по аутсорсингу бухгалтерських послуг – це їх досвід в різних сферах діяльності. За роки супроводу різних компаній на практиці застосовуються знання в зовнішньоекономічній детальності, імпорті й експорті товарів і послуг, у виробничій діяльності, будівельній сфері, роздрібній і оптовій торгівлі та інших напрямах. Також компанії допомагають в розв'язанні поточних проблем і завдань замовників з питань реєстрації податкових накладних, розблокування, відповідей на запити контролюючих органів і так далі.

Фахівці аутсорсингової компанії мають бути емоційно незалежними, що дозволяє забезпечити коректне спілкування і приємну взаємодію з цією видаленою службою.

За бажанням замовника аутсорсинг може бути частковим. Обравши певний перелік завдань, керівник підприємства завжди може звернутися за консультацією з будь-якого питання.

Як організувати бухгалтерську службу дистанційно?

Перш ніж передати ведення бухгалтерського обліку обраній компанії-аутсорсеру, необхідно скласти перелік функцій і обов'язків, що делегується.

Як правильно організувати роботу?

1. Укласти договір на бухгалтерське обслуговування. У договорі прописати:
  • обов'язки та права кожної зі сторін;
  • терміни й спосіб надання первинної документації для обробки й рознесення в облікову програму;
  • частоту і режим консультування (телефон, скайп, і інші месенджери);
  • способи взаємодії з контролюючими органами, наприклад, при проходженні планових або позапланових перевірок;
  • місце зберігання первинної документації;
  • термін дії договору, а також можливості розірвання за обопільного або індивідуального бажання;
  • перелік передаваних облікових регістрів, первинної документації при розірванні договору.

    2. Закріпити відповідальну особу в обслуговуючій компанії, з якою буде здійснений контакт з регулярних питань.

    3. Обговорити специфіку господарської діяльності, особливості процесів для правильного і точного відображення операцій замовника.

    4. Забезпечити аутсорсингову компанію програмним продуктом для зручності надання звітності в електронному вигляді (за фінансовою можливістю замовника).

    5. Оформити електронний цифровий підпис.

    6. Передати документацію й облікові регістри, в яких раніше вівся облік (за наявності).

    Уклавши договір на бухгалтерське обслуговування, Ви відчуєте свободу в часі, зможете направити свої думки на розвиток бізнес-ідей і отримаєте максимальну економічну вигоду.